O que é importante entender sobre Sistema Emissor de Nota Fiscal Eletrônica?

A nota fiscal é um dos documentos mais importantes para uma empresa.

Seu objetivo é registrar as operações de compra e venda de produtos ou serviço e além disso recolher os impostos decorrentes dessas transações comerciais.

Tais como, o ISS e ICMS (para empresas não optantes pelo Simples Nacional).

Dessa forma, quanto mais simplificado for o sistema emissor de nota fiscal eletrônica, maior será a produtividade e eficiência para o seu negócio.

Tipos de Notas Fiscais

Antes de iniciar o processo de emissão, é necessário identificar que tipo de operação será realizada, ou seja:

• Nota Fiscal (NFe): este modelo é usado quando a compra ou venda de produtos, além de outras operações como importação, exportação, remessa, retorno ou devolução. Por isso, empresas como como atacado, varejo, lojas físicas ou loja virtuais, usam esse tipo de nota fiscal.  
  
• Nota Fiscal de Serviços (NFSe): este tipo de emissão é usado para registrar a prestação de serviços em geral.
   
• Nota Fiscal ao Consumidor (NFCe): essa modalidade está substituindo o modelo de cupom fiscal. Geralmente emitida em vendas diretas no varejo. 

Portanto, para que suas notas fiscais eletrônicas tenham validade jurídica, é necessário ter um certificado digital para garantir a segurança no envio de documentos fiscais de forma eletrônica.

Existem dois tipos de certificados:

Certificado A1: É flexível, ou seja, um arquivo digital que pode ser acessado em uma loja, servidor ou em sua contabilidade, por exemplo. Possui validade de um ano.

Certificado A3: É um arquivo em pen drive ou cartão que necessita de leitura em um único dispositivo.

Assim, caso seja necessário o acesso através da contabilidade, para controle de pessoal, por exemplo, não é possível emitir notas fiscais em uma loja simultaneamente. Possui validade de até três anos.

Dessa forma, em ambos os casos, será necessário comparecer pessoalmente em uma Autoridade de Registro, para que as informações sobre a empresa e estejam conferidas e validadas.

Importância da emissão da nota fiscal eletrônica

Podemos compreender a emissão de nota fiscal eletrônica da seguinte forma:

A nota fiscal eletrônica, tem o mesmo valor de uma nota tradicional, por isso, sua emissão e armazenamento é feita no computador.

Assim, ao invés de preencher a mão cada informação, deve-se digitar os dados no sistema emissor desenvolvido especialmente para esta finalidade.

Por isso, o registro dessas informações é realizado através do S@t que permite todas as operações do varejo em seu local de origem e a cada período, 20 ou 30 minutos, os arquivos são enviados para a Sefaz de forma online.

Portanto, esses documentos precisam ser enviados para a contabilidade mensalmente para controle para registro de todas as informações ao final de cada período mensal.

Além do S@t existe também o ECF, ou seja, o emissor de cupom fiscal, trata-se de uma “antiga” impressora fiscal atualmente utilizada no estado de Santa Catarina para o segmento varejista, que muito em breve irá adotar a emissão de forma eletrônica.

Por fim, trata-se de um equipamento que valida e imprime o cupom fiscal, armazenamento as informações internamente na impressora para mensalmente o lojista fazer o download desse arquivo e enviar os dados para a sua contabilidade.

A nota eletrônica surgiu em 2006 para facilitar o trabalho da própria Receita Federal, pois nessa versão é mais difícil ocorrer sonegação, além de beneficiar as empresas.

De acordo com a Secretaria da Fazenda – SEFAZ as vantagens da NFC-e são?

• Dispensa de homologação do software pelo Fisco;

• Permite o uso de Impressora não fiscal, térmica ou a laser;

• Simplifica as obrigações acessórias, ou seja, dispensa de impressão Leitura X e da Redução Z, entre outras.

• Uso de papel comum, com menor tempo de arquivo;

• Transmissão em tempo real ou on-line da NFC-e;

• Redução significativa dos gastos com papel;

• Uso de novas tecnologias;

• Flexibilidade de expansão de PDV;

• Preservação do meio ambiente;

• Integração entre plataformas/sistemas de vendas físicas e virtuais;

• Facilidade de envio da nota por e-mail para o cliente;

• Tempo reduzido para constar na Nota Fiscal Paulista.

Como emitir Notas Fiscais no Sistema SMART

NFC-e: Emitida através do pedido de venda, com os itens de venda relacionados e com o cliente selecionado.

Ou seja, em apenas um clique é possível gerar a nota fiscal e imprimir ou baixá-la para envio ou armazenamento e também baixa do estoque automática seja para loja online ou loja física.

Cupom fiscal: Nessa modalidade não é obrigatória a identificação do cliente como na NFe. Então, após fechamento do pedido, é possível gerar o cupom fiscal com registro da nota fiscal paulista, por exemplo.

Sendo assim, a consulta e aprovação junto ao fisco ocorrem em tempo real.

NFe: Através da identificação do cliente, com dados como nome, CPF ou CNPJ e endereço, com os itens selecionados para a venda, a nota fiscal pode ser emitida, considerando o fluxo de vendas, entrega e contas a receber em poucos cliques.

Além disso, existem também outros tipos de notas fiscais como devolução ou consignado por exemplo, essas podem também ser emitidas de forma prática e diferenciada através do sistema SMART WL.

Portanto, para facilitar o envio de informações para a sua contabilidade e com mais segurança e agilidade no envio de informações, facilitamos esse processo em pequenos passos e através do sistema.

Sendo assim, suas notas são enviadas diretamente para a contabilidade efetuar os fechamentos contábeis.

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